“這套RFID系統實際上多用于圖書管理，很少有法院使用，引入這套系統后，我們與技術人員多次溝通調整，最終才形成我們眼前所看到的這個樣子。”廣東自由貿易區南沙片區人民法院(以下簡稱“南沙自貿區法院”)信息建設相關負責人告訴記者，“這套智能檔案管理系統，可以說是根據我們法院需要量身定制、獨一無二的。”

為加快智慧法院建設，南沙自貿區法院在訴訟服務大廳、科技法庭、執行指揮中心等重點場所都進行了信息化升級改造。同時，在檔案管理、固定資產管理等審判執行輔助環節，智能化建設也在同步進行中。如今，南沙自貿區法院的智慧檔案庫房已全面建成并投入使用一年。

智能操作 工作效率成倍提高

近年來，隨著案件數量的大幅增長，法院檔案數量也迅速增多，傳統的檔案管理方式與技術手段越來越難應對查檔難、盤點難、防盜難等種種難題。南沙自貿區法院引入的RFID智能檔案管理系統，為入庫卷宗注冊RFID電子芯片，植入隱形電子標簽，應用無線射頻識別技術，與法院原有的檔案管理系統對接融合，在個性化設置之后，形成了具有自貿區法院特色的檔案管理模式。

“去年，執行局在開展全面決勝執行難的行動中，一次性批量調取了5000多件案卷。傳統方式大約要10天時間才能完成人工核對、登記、簽名確認等流程，容易出錯。而利用RFID系統的非接觸式數據采集、批量快速讀取、實名留痕化操作等功能，大約2.5小時就準確完成了5000件案卷的實名調卷登記。”南沙自貿區法院檔案員告訴記者，法院檔案管理工作中，檔案調取利用頻繁，一般在系列執行案件恢復執行、案件質量評查、上級法院專項檢查、檔案移交掃描等情況下都可能需要批量調卷。此時，RFID系統對批量數據的快速讀取就能發揮優勢，極大提高工作效率。

檔案管理員指紋識別后，記者隨之走進了南沙自貿區法院智能檔案庫房，不到200平方米的空間內，由于配備了電動智能密集架，大約可存放10萬卷訴訟檔案。管理員告訴記者，傳統檔案柜之間必須預留過道，空間利用率低，同樣的空間大約只能存放3萬卷檔案，如今的存儲量提高到原來的3倍多。面對如此大量的卷宗檔案，法院檔案管理員每年都要定期盤點。由于卷宗數量大，傳統的人工盤點方式容易出錯，且耗時長，盤點1萬卷卷宗，大約要耗費10天時間。現如今，基于RFID系統的批量化操作和虛擬庫房優勢，盤點準確率提高，時間縮短，約1天即可準確盤點1萬卷卷宗。

一體監控 防止檔案丟失被盜

剛走進南沙自貿區法院的智能檔案庫房，記者就聽見了一陣“嗡嗡”聲，檔案員向記者解釋道，這是庫房內的恒溫恒濕系統正在工作。原來，庫房的一體化監控平臺能對檔案庫房內的空調、恒濕凈化消毒一體機進行控制，并通過溫濕度變送器，實現庫房的恒溫恒濕以及空氣凈化消毒，從而保證紙質卷宗檔案不霉變、不生蟲，庫房內鋪設的防火復合地板，靜音、防塵、防潮，多管齊下，確保卷宗檔案能夠保存更久。同時，一體監控平臺能對法院所有檔案庫房、掃描室、閱卷室的智能設備進行集中管控，24小時自動巡檢，提起多種遠程告警，一旦出現異常出入便會即時發送短信到檔案員手機。

檔案員還為記者演示了，如果有人試圖不經登記就帶著卷宗離開檔案庫房，安裝在庫房出口的通道式閱讀器，就會通過遠距離RFID認證實現非法取走報警，記錄下具體是哪一卷檔案在何時被帶出庫房。而常規的檔案調取、借閱都會實名登記、全程留痕，借閱到期系統會提醒歸還。

另外，由于RFID系統的無線射頻識別和非接觸式數據采集特性，需要在每一個卷宗檔案內部加裝電子芯片。相比條形碼、二維碼，電子芯片的數據存取具有密碼保護,識別碼獨一無二且無法復制或仿造，安全保密性更好。同時，芯片的體積非常小,加裝的位置也十分隱蔽，每一卷檔案芯片的加裝位置也隨機的、不相同的，因此無法被輕易取出，能夠有效地防止檔案丟失或被盜。

法院的檔案管理工作是保障法律審判工作有序進行的重要環節。南沙自貿區法院信息建設相關負責人表示，新形勢下,南沙自貿區法院將進一步加智慧法院建設，不斷改革創新，提升法院檔案管理工作的信息化、智能化水平，全面促進審判執行工作轉型升級，推進審判體系和審判能力現代化。